紙のままの1万枚超の名刺。探すだけで数時間かかり、担当が変われば接点も消えていた

私たちは山形県に本社を構え、コンクリート圧送事業や設備事業を中心に展開しています。1966年創業で今年で創業60年を迎えました。本社のある山形を中心に、東北から関東にかけて複数の拠点を構えています。

事業の柱の一つであるコンクリート圧送事業は、生コンクリートをポンプ車で建物の型枠まで送り届ける、現代の建築に欠かせない仕事です。大規模商業施設や空港、スタジアム、高層建築など、ポンプ車でなければ施工できない現場に多く携わっています。当社は、日本にこの技術が導入された頃から事業に参入し、小規模な事業者が多い業界の中でも、複数拠点での体制を築いてきました。

もう一つの設備事業では、マンションの給水管・給湯管の更新工事や点検・清掃など、建物の水回りを維持・更新する工事を幅広く手がけており、主なお客様は東北・山形のマンション管理会社や管理組合です。営業の仕方も事業ごとに異なり、圧送は大手ゼネコンの受注に合わせて対応し、設備は地道に管理会社を発掘していきます。

こうした事業を何十年も続けていると、蓄積された名刺は膨大な量になります。Eight Teamを導入する前は、これらをクリアファイルや名刺ケースに大量にストックしていました。役員など多い人で2〜3千枚、全社では1万枚を超える規模です。しかし、これらは引き出しの中に眠っているような状態でした。

以前実際に使用していた名刺ファイルを開いている様子

課題になっていたのは、以前お会いした方に連絡を取りたいときに、その束の中から名刺を探さなければならないことでした。例えば、マンションの設備が更新時期を迎えたので管理会社にご提案したい、問い合わせをいただいたが窓口の連絡先を確認したい、といった場面です。こうした場面は毎週のように発生しますが、何千枚もの中から1枚を探し出すのは非常に手間がかかります。ものによっては数時間かかることもあり、多くの社員の負担になっていました。

もう一つの課題が、接点情報が見えず属人化していることでした。退職や異動の際に引き継ぎがうまくされないと、その名刺情報は会社に残りません。実際に、次の担当者が相手企業の誰に連絡すればいいか分からないということも起こっていました。

特に設備事業は、新規開拓より、過去にお付き合いがあった企業に改めて営業をかけることが多い事業です。数年ぶりに取引が生まれることも珍しくないのですが、やり取りをする際にはその度に当時の担当者の情報や名刺を探し出す必要がありました。

「使いこなせるか」の不安があったから、数名から始められるEight Teamを選んだ

名刺管理を検討するにあたっては、複数のサービスを比較しました。ただ、当社には名刺管理ソフトを使ったことがない社員も多く、当時は全社で一斉に導入して本当に活用しきれるのか、定着するのかという不安がありました。

決め手になったのは、スモールスタートで始められることです。Eight Teamなら、名刺を共有する必要があるメンバーだけに絞り、シンプルな機能で始めることができます。対象者を限定して始め、必要に応じてメンバーを増減できる点が、当社の状況に合っていました。

もう一つは、社内に名刺アプリ「Eight」を使い慣れた社員がすでにいたことです。営業の中にはEightを何年も使い続けている社員もおり、新しいツールを一から入れるのとは違い、社内に馴染みのある状態から始めることができました。

現在は、役員や営業メンバーなど顧客接点を持つメンバーを中心にEight Teamを利用しています。これまで個人の引き出しに眠っていた名刺が、全社で共有できる状態になりました。

さらに、集約した名刺データは既存の業務システムとも組み合わせて活用しています。設備事業では案件管理から請求までをkintoneで運用しており、顧客管理をしている「管理会社マスタ」にEight Teamから出力したCSVデータを紐づけています。

以前は取引先の担当者情報が分からず、その会社に誰がいて、これまで誰とやり取りしてきたのかが見えませんでした。今は所属や役職、当社の誰がいつ名刺交換しているのかまで確認できます。企業単位でなく担当者単位で接点が分かるので、顧客に提案する際、社内の誰がその会社のどの方とつながっているのか、提案する上でどなたに話を通すべきかを調べてから動けるようになりました。

名刺管理ソフトを使ったことがなかった社員からも「かなり便利になった」という喜びの声しか聞かないので、無理なく社内に広がり活用されていると感じています。

数時間の名刺探しが数分に。過去の接点を「会社の資産」として次の営業活動へ

最も大きな変化は、名刺を探す時間が大幅に短縮されたことです。これまで数時間かかっていたものが、数分で見つかるようになりました。探す時間がなくなったことで、別の業務に使える時間が増えました。その結果、営業活動のアクション数の増加につながっています。

名刺情報が会社の資産として共有されるようになったことで、営業担当者同士でお客様の情報を共有し合う機会も増えました。異動や退職で担当者が変わっても、これまで築いてきた接点は失われません。次の担当者は、これまでの経緯を踏まえ、ゼロからでなく社内に蓄積されたつながりを土台に営業活動を続けていけるようになりました。

過去の接点をすぐに引き出せるようになったのも大きな変化です。しばらく接点がなかったお客様と、2～3年ぶりにお取引が生まれることはよくあります。以前はその度に、当時の担当者を名刺の束から探し出すところから始めていましたが、今はEight Teamで検索するだけですぐに確認できています。

また、設備の担当者は週の半分以上を社外や現場で過ごしますが、スマートフォンから会社名や地域で検索できるので、現場を回りながら「この近くのあの会社にも寄ってみよう」と動けるようになりました。机の奥に眠っていた名刺が、外出先でもすぐに使える営業活動の手がかりに変わったと感じています。

もう一つ役立っているのが、相手の名刺情報が更新されたときのお知らせです。以前お世話になっていたお客様が他の拠点に転勤された、あるいは他社に転職されたといった情報を把握できるので、拠点内で共有して、適切なタイミングでのご挨拶や提案につなげることができています。

今後は共有メモや商談履歴の運用ルールを整えて拠点間でも情報を共有し、既存のお客様へのフォローやアプローチの精度をさらに高めていきたいと考えています。圧送事業や関東の拠点にも対象を広げていく予定で、将来的には営業支援システムとの連携にも取り組んでいきたいと思っています。

長年事業を続けてきた会社ほど、名刺を紙のまま持っているのではないかと思います。名刺をデータ化すれば、これまでのお客様との接点を個人の記憶に頼らず、会社全体の資産として活かしていけます。ただ、自社で使いこなせるか分からない、全社で入れるのはハードルが高いと感じて、なかなか踏み出せない会社も多いと思います。Eight Teamは必要なメンバー数名から小規模でも始めやすいので、似た悩みを持つ企業にはぜひおすすめしたいですね。

※インタビュー内容は、2026年9月時点のもの