＜お話を伺った方＞
企画部　小坂福美様

既存顧客との長期取引が多い中、新規開拓に向けた顧客情報の活用が課題に

私たちは、飲料・日用品メーカーなどBtoC商材を扱う企業を中心に、マーケティングリサーチを行っています。調査手法は、Web調査やCLT、ホームユーステストなどの定量調査から、グループインタビュー、観察調査などの定性調査まで幅広く対応しています。

当社の顧客からは、新商品やリニューアル商品を出す際に、継続的に調査を依頼いただく機会が多く、長年にわたって同じ顧客とお付き合いが続く傾向があります。特にリサーチ業界では、調査の背景理解や過去データとの連続性が重要視されます。

そのため、これまでは既存顧客からのご依頼が中心で、新規開拓には注力していませんでした。一方で、さらなる売上成長を目指すには、新規顧客の開拓や取引先の拡大が欠かせません。

そこで着目したのが、休眠顧客を含む既存顧客情報の活用です。全く関係性のない企業へ一からアプローチするだけでなく、過去に取引があったものの、しばらく発注のないお客様に再度アプローチできれば、新しい売上につながるのではないかと考えました。

しかし、社内に顧客情報が分散しており、休眠顧客にアプローチしようにも、過去の担当者や取引履歴をたどる手段がありませんでした。売上や担当者といった案件情報は社内ツールで管理できていたものの、どのクライアントの誰と関係があるのか、また社内の誰がやり取りを行ったのかまでは把握できていなかったのです。

例えば、担当者の交代時には、引き継ぎのたびに前任者からの情報共有に頼るしかないという状況でした。以前の担当者が築いた履歴まではたどれず、「社内の誰がどのような情報を把握しているのか」が不明確な状態です。私自身、部署異動で業務を引き継いだ際、この点が大きな課題だと痛感しました。

また、年末の年賀メールを送る際の顧客リスト作成も、大きな課題でした。年に一度、社内メンバーに顧客情報の更新を依頼し、全社員が各自の名刺やメール情報をもとに手作業でデータを更新するという運用です。しかしこの方法では、膨大な工数がかかることで入力が追いつかないケースや、情報が最新かどうかを確認しきれないという問題も抱えていました。

こうした状況を変えるには、社内に点在する顧客情報を集約し、誰もが使える体制を整えることが先決でした。そこで、社員一人ひとりの手元でバラバラに管理されていた名刺情報を、会社全体で一元管理するため、Eight Teamの導入を決めました。

Eight Teamで全社の名刺情報を集約。社内の顧客リストは約2倍に拡大

導入検討時は、顧客情報を管理するためのさまざまなツールを比較しました。ただ、当社ではこれまで高度なITツールを全社的に使う機会が多くなく、最初から複雑なツールを導入しても、現場で使いこなすのは難しいと感じていました。Eight Teamは名刺のデータ化と共有からシンプルに始められ、価格面でも導入しやすいことが大きな決め手になりました。

導入時は、クライアントと関わる企画部を中心に24名で利用を開始しました。Eight Teamを導入して終わりにせず、営業・マーケティングに活用できる顧客基盤として使いこなすため、使い方や運用ルールをまとめた社内説明資料も作成しました。ヘルプページへのリンクやスキャン方法、登録期限などを整理し、名刺登録からその後の活用まで、各メンバーが同じルールで運用できるようにしました。

企画部全社員に新しい運用を浸透させるには難しさもあります。ITツールに慣れている人もいれば、そうでない人もいるため、使う人によって対応に差が出ないよう、手順をできるだけ丁寧に示すことを意識しました。そのうえで、各自が保有していた名刺を一斉にスキャンしました。

その結果、名刺の取り込みが非常に速やかに行われる習慣が付き、顧客リストは従来の約2,000件から約4,000件へと倍増しました。名刺を都度取り込むことの重要性がメンバーに浸透し、自発的に取り込む企業文化が醸成されました。

また、年末に発生していた手入力によるリスト作成の工数削減にもつながっています。これまでは各社員に名刺やメール情報を確認してもらい、手作業で情報を更新していましたが、Eight Team上に顧客情報がまとまったことで、年賀メールなどの配信リストを整えやすくなりました。

このように、社員個人が保有していた名刺情報をEight Team上に集約したことで、これまで個人に閉じていた顧客情報を会社全体で確認できる状態になりました。

共有タグ・共有メモを活用し、休眠顧客へのアプローチにつなげる基盤に

集約した名刺情報を今後の営業・マーケティング活動に効果的に活用する基盤としていくため、導入時から共有タグと共有メモの運用ルールも設計しました。

私たちの業務では、直接やり取りするリサーチ部門の担当者だけでなく、商品開発やマーケティング部門の方、代理店、外注先など、さまざまな立場の方と関わります。そのため、共有タグ名として、クライアントの窓口担当者、クライアント企業内の関係者、代理店、見込み顧客、外注先など、相手の立場や属性が分かるようにしました。

一方、共有メモには、名刺交換のきっかけややり取りの文脈を残しています。見積もり依頼、コンペ、打ち合わせ、イベント・セミナー、退職情報、メール配信を控えるべき相手の情報などです。共有タグは「必ず付ける情報」、共有メモは「文脈や補足情報を残す場所」と位置付け、社内で統一して運用しやすいルールにしました。

共有タグと共有メモのおかげで、問い合わせや電話があった際にも、Eight Teamで過去のやり取りを確認できるようになりました。新規のお客様なのか、すでに誰かとつながっているのかを調べやすくなり、担当者への取り次ぎもしやすくなっています。

今後は、社内の案件管理情報と組み合わせながら、発注が少なくなっている休眠顧客の担当者や過去のやり取りをEight Team上で確認し、再アプローチにつなげていきたいと考えています。また、メルマガやセミナー告知、Eightのフィード機能を活用した情報発信にも取り組んでいく予定です。

※インタビュー内容は、2026年5月時点のもの