＜お話を伺った方＞
商品管理部　近藤将司様

雑貨メーカーの新規開拓を支える展示会。その裏で、名刺管理と進捗共有に工数がかかっていた

私たちは、生活雑貨を企画・販売している会社です。キッチン用品や色紙、カレンダー、防災用品など幅広い商材を扱っており、雑貨店やEC事業者、文具関連の問屋、テーマパーク、官公庁など、さまざまなお客様とお取引しています。

Eight Team導入前は、名刺管理の方法が統一されていませんでした。現物保管、Excel管理、個人向け名刺アプリの利用など、担当者ごとに管理方法が異なり、会社として顧客情報を一元的に共有できている状態ではありませんでした。

当社は岐阜本社のほか、東京・大阪にも拠点があります。そのため、拠点をまたいで顧客情報を確認する場面も多く、「誰が名刺交換した相手なのか」「どこまで案内できているのか」を把握するには、担当者に確認したり、過去のリストを探したりする必要があり、時間と手間がかかっていました。

また、販路を拡大するうえで、新規顧客との接点づくりに欠かせないのが展示会です。ギフトショーを中心に、多い年で年6回ほど出展しており、展示会によっては1回で数百枚の名刺を交換することもあります。

展示会では出展後のアプローチがその後のお取引につなげるうえで非常に重要になります。その中で、特に負担が大きかったのが、展示会後の接点を持った顧客のリスト作成です。

展示会後は各拠点でその後の商談状況や対応の進捗を共有するために、名刺情報を基にリストを手入力で作成していました。顧客名や住所、電話番号などをExcelへ入力し、その後の対応状況も含めて進捗管理はそのリスト内で行います。入力が速い事務担当4人で作業しても、作成に丸1日かかることもあり、非常に手間のかかる業務になっていました。

名刺を交換しても、その後のアプローチまでに時間が空いてしまえば、展示会で生まれたお客様の熱量はどうしても下がってしまいます。だからこそ手間がかかってでも、Excelでのリスト化は必要でした。ただ、本来はもっと効率化できる余地のある業務だと感じていました。

必要な機能に絞ってEight Teamを導入。情報共有とリスト作成の手間を同時に解消

名刺管理サービスの導入を検討した理由は、顧客情報が個々の担当者に依存し、属人化している状態を解消したかったからです。

Eight Team導入後は、交換した名刺は各自がすぐに取り込むようになり、社内の共有メンバーは検索するだけで名刺情報を確認できるようになったため、都度確認する手間はほとんどなくなりました。

また、展示会出展後に大きな負担となっていた、顧客アプローチのためのリスト作成の作業が軽減されたことも、大きな効果だと感じています。
Eight TeamのCSVエクスポート機能により、これまで行っていたExcelの手入力の必要はなくなりました。現在は、出力したリストに営業のメモを足していくことで、進捗管理を行う運用をしています。

名刺管理サービスを導入するにあたって、Eight Teamを選んだ一番大きな決め手は、必要な機能とコストのバランスです。Eight Teamは、スマホでの取り込み、名刺共有、リスト化といった、当社が必要としていた機能を備えながら、導入コストを抑えられるのが魅力でした。

Eight Teamは、名刺をスマホでその場で取り込むことができます。展示会や商談の後にまとめて処理しようとすると、どうしても漏れが出やすくなりますが、手軽に取り込める仕組みのおかげで「とりあえず取り込む」が社員全員の中で習慣化しました。

取り込み漏れ約3割が解消。現場での自発的な活用が、コミュニケーションの質を変えた

Eight Teamを導入して、特に大きく改善したと感じているのが、名刺の取り込み漏れが減ったことです。実は、Eight Teamを導入する前にも別の名刺管理サービスを利用していましたが、当時は現場での活用が十分に進みませんでした。

当時は特に名刺の取り込みに課題があり、全体の約3割ほどが取り込まれないまま放置されていました。せっかく接点を持っても名刺が登録されず、その後のアプローチや情報共有につなげることができませんでした。

今は、営業メンバーがスマホでその場や移動中に名刺を取り込む運用が定着したことで、取り込み漏れはほぼなくなったと感じています。

このように現場に浸透した背景には、もともと個人版Eightを使ったことがあるメンバーが8割ほどと多かったことがあります。元々使ったことのある個人版Eightを起点とすることで、現場に自然と浸透し、名刺の取り込みが習慣化しました。シンプルで分かりやすい画面と機能設計が、操作に迷うことなく定着を促進した理由だと感じています。

また、導入前は「ツールを入れると社内の会話が減るのでは」という懸念もありました。これまで当社では、顧客情報の確認も含めて、社内で声をかけ合いながら仕事を進めることが多かったからです。

ただ実際には、Eight Teamを導入したことで、確認のためだけのやり取りが減り、本当に必要な相談や議論に時間を使えるようになりました。コミュニケーションがなくなったのではなく、必要なコミュニケーションにより集中しやすくなったと感じています。

今後は、名刺情報の管理をさらに標準化し、展示会案内やメール配信などにも活用を広げていきたいと考えています。以前は「誰かに聞けば分かる」という状態が当たり前でしたが、今は「まずここを見れば分かる」という意識が社内に根付き、安心感も生まれました。Eight Teamは、当社にとって顧客情報を属人的なものから会社の資産へ変えていく基盤になっています。

※インタビュー内容は、2026年3月時点のもの