メルマガ配信数が10倍増えたことで問い合わせ数も増加。
顧客対応の速さで顧客との信頼関係を強固にする業界トップシェアの福祉業務支援ソフトウェア会社

NDソフトウェア株式会社

誰もがすこやかに暮らせる社会の実現を目指し、介護・福祉・医療分野の業務支援ソフトウェアの開発・販売・運用サポートを中心に事業を展開するNDソフトウェア株式会社。介護・福祉・医療業務の省力化・円滑化を実現し、付加価値の高い業務に集中できる環境をつくるためのソフトウェアを自社開発している。現在では事業フィールドを障がい者福祉・児童福祉へと広げ、2020年3月末現在で導入実績は58,400事業所を超え、業界トップシェアを誇っている。

NDソフトウェア株式会社
社名
NDソフトウェア株式会社
事業内容
福祉業務支援ソフトウェア「ほのぼの」シリーズの企画・開発・販売および運用サポート
設立(創立)
2018年12月20日(創立1979年9月)
従業員数
連結1,020名 単体403名(2020年3月31日現在)
URL
https://www.ndsoft.jp/
目的
・名刺登録にかかる工数を削減する
・名刺の登録漏れをなくし、名刺情報を会社の資産として正確に管理する
課題
・従来のOCR(光学的文字認識)による名刺の登録では、文字情報の認識率が6割程度に留まるため、営業事務による手入力が必要だった
・営業が名刺登録を行う際は営業先からオフィスに戻る必要があったため、余分な工数が発生していた
・会社の資産でもある名刺情報が可視化されていないことで、会社全体の損失につながるのではという危機感があった
効果
・名刺登録の工数削減により、顧客対応に時間を割けるようになった
・社内の人脈を可視化できたことで、名刺情報を会社の資産として使えるようになった
・オンライン名刺交換機能の活用で、リモートでも営業活動を円滑に行えるようになった

業界トップシェアの強みを活かして、介護・福祉・医療業界をサポートしていく

<お話を伺った人>

ソリューション事業部 関西第一営業所 所長 緒方孝治様(左)
ソリューション事業部 営業支援課 営業支援グループ 主任 近藤正樹様(右)

近藤 事業としては主に、介護・福祉・医療分野の業務支援ソフトウェアの開発・販売・運用サポートを行っています。おかげさまで2020年3月末時点の導入実績は全国58,400事業所を超え、業界トップシェアです。福祉業界では、基本的に制度改正が3年に1度の割合で発生しますが、そうした中でも各事業所が円滑に業務を遂行できるようにサポートを行っています。福祉業界は、他業界と比べるとITソリューションの導入が進んでいない事業所も多く、それらに対しても、丁寧に自社商品の導入支援を行い、少しでも多くのお客様に価値を提供するべく事業活動を行っています。

緒方 自社商品を使って、より付加価値の高い業務に専念していただくための環境づくりを行うことが、われわれ営業の仕事です。加えて、導入後は専任のサポート担当を置き、ITリテラシーの高い低いに関係なく、全ての事業所で自社商品を効果的に活用していだくためのサポート体制を敷いています。これからも、業界トップシェアの強みを活かして、より多くの介護・福祉・医療業界の事業所をサポートしていきたいと考えています。

導入前は、名刺登録の文字認識率が6割で名刺の手入力が欠かせなかった

近藤 従来の名刺登録の手順は、営業が各拠点の営業事務に名刺を渡し、名刺を預かった営業事務が名刺情報をスキャナーに読み込ませて、OCRでテキスト変換をする流れでした。ところが、OCRによる文字情報の認識率はおよそ6割で、残りの4割は営業事務が名刺を見ながら手入力をせざるを得ない状況でした。

緒方 また、営業の業務スタイルは直行直帰が基本のため、名刺情報を登録する際は、わざわざこのためだけにオフィスに戻る必要がありました。これらの工数やコストは余計でした。加えて名刺を営業事務に預けている間は、営業の手元に名刺が無い状態なので、よく使う名刺や重要度の高い名刺は、営業事務に預けずに営業が持ったままになっているケースも多々あり、全ての名刺情報を登録・可視化できていませんでした。このように、会社の資産である名刺情報の管理を個人に任せていては、会社全体としての損失につながるという危機感も持っていました。

近藤 そんな中、お客様に商品情報を届けるためのメルマガ配信を強化していくことが決定しました。そこで本格的に、正確な名刺情報の蓄積と、名刺登録に割いている業務を簡単にする名刺管理サービスの導入を検討することにしました。

ソリューション事業部 関西第一営業所 所長 緒方孝治様

価格面から「Sansan」ではなく「Eight 企業向けプレミアム」に

近藤 名刺管理サービスを調べると、「Sansan」が名刺管理の分野で最も知名度があり、先駆者であることを知りました。その頃はSansanのCMが頻繁に流れており目にする機会も多かったので、早速問い合わせをしました。実際に話を聞いてみると、Sansan は弊社がやりたいことは実現できるものの、想定していた予算感に見合わず導入を断念しかけたのですが、その時、Sansanよりも安価な「Eight 企業向けプレミアム」の存在を知ったのです。

緒方 実は個人的に名刺管理アプリのEightを使っており、名刺情報を正確に、簡単に、登録できる仕組みに利便性を感じていました。また営業時には、名刺交換を行った方に対してすぐに御礼のメールや資料送付が行えるようになるなど、顧客対応スピードが大幅に向上した実感もありました。実際お客様からは「対応が早いですね」と驚かれることもありました。

顧客対応の速さも信頼関係を強固にする要素のひとつですから、これらの対応を会社全体で実現できれば、組織全体の営業力強化においても大きな効果を発揮できるのではないかと考えていました。

近藤 他の名刺管理サービスとも比較・検討しましたが、知名度と安心感、加えて価格面において「Eight 企業向けプレミアム」の右に出るものはなかったため、導入を決定しました。

ソリューション事業部 営業支援課 営業支援グループ 主任 近藤正樹様

名刺の登録枚数が10倍に。メルマガ配信数も劇的に増加

近藤 まず大きな成果としては、営業事務社員の工数が削減されたことです。全国14拠にいる営業事務社員は1人あたり1時間程度/日を名刺登録業務に充てていたのですが、これがゼロになりました。それにより、請求作業などの本来の行うべき業務に集中できるようになりました。

緒方 営業社員は、名刺登録のためにわざわざオフィスに戻っていた工数とコストがゼロになりました。また、現在は私だけでなく他の営業社員も名刺交換後すぐに顧客にメールを送ることができる環境が整ったため、顧客対応のスピードが向上しました。このように、浮いた工数やコストを、顧客対応活動により多く充てることができるようになり、営業組織全体の営業力が強化されました。導入前に予想していた通りの成果につながったと感じています。

 また、名刺登録数も導入前は会社全体で約8,000枚だったのが、今では約80,000枚にまで増えました。名刺交換枚数が増えたということではなく、社内に眠っていた名刺情報がそれだけ多くあったということです。名刺登録数が一桁増えるというのは予想外の成果でしたし、これまで本当にもったいないことをしていたのだなと痛感しました。これにより、当初想定していたメールマガジンも、本部からの配信に加えて、営業個人が各顧客に配信するケースが増えました。

近藤 「Eight 企業向けプレミアム」導入後、これらの戦術が功を奏し、資料ダウンロード数や問い合わせの数も年々増えてきています。また、今年はコロナの影響により訪問営業ができない中で、メールマガジン配信数がさらに増えました。この時期でも円滑な営業活動を実現できるサポートツールとして、「Eight 企業向けプレミアム」を導入して良かったと実感しています。

オンライン名刺交換はもうひとつの大きな価値。顧客に確実にアプローチできる

緒方 この情勢下により現在はWeb会議システムを使った顧客対応がメインとなってきています。その中で、特に利便性を感じているのがオンライン名刺交換の機能です。例えば、Web会議システムを使ってセミナーを行った場合、こちらの背景にQRコードをつけておくことで、セミナー参加者はQRコードを読み取ればオンライン上で名刺交換ができます。

また、名刺情報だけではなく最新の商品情報なども入れておけば、より多くの情報をオンライン上で顧客に提供することができます。これまで当たり前だった「顧客と会って話す」という行動が難しくなっている今、オンライン上でいかに多くの有益な情報を提供できるかが、今後の営業活動に大きく影響してくると強く感じます。オンライン名刺交換をこの時期に活用できることは、「Eight 企業向けプレミアム」の導入がもたらした、もう一つの大きな価値だったと感じています。

「Eight 企業向けプレミアム」の活用を通じて、さらに強い営業組織をつくっていきたい

 はじめは営業事務の工数削減が目的でしたが、最終的には自社の営業を強くするという効果にまで発展させることができました。特に、訪問営業が難しくなった今では顧客と直接合わず、いかに密度の濃い接点を持つことができるかが重要になってきています。その意味で、「Eight 企業向けプレミアム」の導入は、顧客にどう対応して、自分たちをどう見せるかを考える良いきっかけになったと感じています。これからも「Eight 企業向けプレミアム」の活用を通じて、さらに強い営業組織をつくっていきたいですね。

Eight Team 導入検討ガイド
Eight Teamは、組織の人脈を手間なく集約しすぐに活用できる名刺管理サービスです。まずは資料をダウンロードしてご覧ください。

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