＜お話を伺った方＞
西関東ブロック長 中本 政雄様

効果を実感！営業所間での業務効率化は名刺共有で

他社サービスを検討し、Eight Teamを導入

当社では、Eight Teamとメールマーケティングサービスの「配配メール^※1」を導入し、Eight Teamで一元管理している名刺データへメルマガ配信を行い、取引先のお客様との親密化や、講演会の集客などを行っています。

2016年、当社は20数店舗の営業所を有し、それぞれの店舗でお客様の情報を管理をしていました。そのため、例えば私が訪問時の道すがら、何となく知っている社名を見かけても、当社の取引先であるかどうかを出先ですぐに確かめることができませんでした。もしわかれば、「近くに来たので」と取引先に挨拶することができます。

また、当社は営業を専門とする部署を持っていません。メンバーは営業活動に加え、従業員の給料の支払いや請求対応などの業務も行っています。その中で、もう少し効率的に営業ができるのではないか、機会を逃しているのではないかと感じ、非常にもったいないと感じていました。

そこでさまざまな名刺管理サービスを検討し、最初は他社のサービスを全社に導入しました。

ところが、他社サービスは名刺の読み取り精度が悪く、データを逐一手直ししなければならなくなってしまいました。名刺の総数は12,000枚ほどあり、何カ月もかかってようやく6,000枚の名刺データを修正したところで、これ以上使い続けるのは厳しいと判断しました。

代わりに私が社内で提案したのが、Eight Teamです。実は、最初に名刺管理サービスの導入を検討したとき、数名で個人的にEightをずっと使っていました。その中で、Eight Teamがリリースされたことを知り、私を含む当社メンバーでEightに蓄積した5～6年分の名刺データを共有できる、Eight Teamに切り替えました。

データ化の精度と運用面で確かな効果

Eight Teamに変えたところ、名刺の読み取り精度は大きく向上し、登録作業の手間も減りました。また、異なる営業所間でも名刺データが簡単に共有できるようになったことで、取引先への訪問機会も効率的につくれるようになったと感じています。

各営業所の責任者や管理系のメンバーなど、20人ほどで運用しています。大手のゼネコンをはじめとする取引先のお客様のほとんどがEightユーザーなので、お客様がEightに登録している役職や住所などのデータを更新すれば、自動的に人事異動情報が反映されるのもいいですね。

今後は、QRコードを読み取るだけで名刺が交換できる、オンライン名刺交換機能も活用していきたいです。

※1 株式会社ラクスが運営するメール配信サービス。営業活動におけるアポイントや集客といった成果の最大化とメールマーケティングに関わる業務を支援するサービス。

一元管理したデータを活用しないのは、もったいない。名刺とメール配信の合わせ技へ

配配メールの導入とEight Team連携の経緯

Eight Teamで名刺による顧客管理ができるようになったことにより、さらにお客様との親密化を図るため、メールを一斉配信するアイデアが生まれました。具体的には講演会の周知です。

建設業には、特別な安全教育や、学ぶべきことや資格がたくさんあります。当社では、その教育を従業員向けに行っていましたが、お客様である監督や若手の職人にも役立ててもらえるのではないかと考えました。

このアイデアは、利益を出す事業としてではなく、建設業への貢献のために実施したいと検討したものです。当社で安全教育や現場での業務を学べる講演会を開催する旨をお客様にメール配信し、そんな場があるのかと知ってもらうことで、集客できればと考えました。

いくつかあるメール配信サービスの中でも、配配メールを選んだのはシンプルな機能かつラクスの中小企業向けの別サービスを先に導入していたからです。使い慣れた会社のサービスであれば、使い勝手も良いだろうと。

名刺データへのメール配信に大きな反響。新たな依頼まで

Eight Team×配配メールの導入の成果

Eight Teamと配配メールの連携では、データ化した名刺情報はEight Teamで共有されます。それをCSVファイルでエクスポートしてから配配メールに取り込み、そのままメール配信を行っています。Eight Teamから出力したデータをそのまま取り込むだけでメールが配信できますし、同じ人の名刺情報が2枚あっても、取り込む時には重複した情報が自動的に排除されるので、とても便利ですね。

メール配信は、約1,300社の名刺交換の情報がある取引先企業に対して実施し、名刺データは重複分も含めて13,000枚ほどにのぼります。

第1回は社長挨拶を配信し、第2回で特別教育についてお知らせしたところ、いずれも多くの反響がありました。これまで交換した全ての名刺に対して配信を行ったので、担当者間で個別に案内するよりも反響があったのだと思います。

第2回のメールを配信してから、「この特別教育を受けさせたい」といったご連絡に加えて、自社で研修環境を持っているお客様からも、「講師が足りないから派遣してほしい」といった、新たな要望も届くようになりました。

既にお客様が講演会に参加する動きも見られていますし、講師の出張も2～3回実現しています。これをきっかけにお客様との接点が増え、本業にも良い影響があればと考えています。

メールや講演会などの接点から信頼感や安心感を感じてもらい協力会社として選ばれるようになれば、さらに事業成長できるでしょう。そのためには、当社と付き合って損はないと思ってもらえるよう、総合的に価値を提供することが大事だと考えています。

また、日々変わりゆく法改正や新たなルールの施行など情報発信も行っていきたいです。

今後は積極的なメール配信から。より親密な関係づくりを目指す

今後の展望や、Eight Teamと配配メールの連携を通して挑戦したいこと

次に行うメール配信では、お客様アンケートの結果を掲載した配信を行いたいと考えています。

一般的にはお客様アンケートの結果は公開されないことが多いかと思いますが、メール配信を通して顧客満足度の発信をするという試みです。

今後も引き続き、お客様との接点を増やして親密度を上げていくという目標に向かって、名刺データへのメール配信を通して円滑なコミュニケーションが取れるような関係づくりを行っていきます。 

※インタビュー内容は、2022年11月11日時点のもの