1回のメールで5商談を創出！配配メールとEight Teamの掛け合わせ利用で、営業人員を増やさず商談獲得

＜お話を伺った方＞
営業担当山﨑様（写真右。導入推進者兼運用担当者）
新潟エリアリーダー加藤様（写真左。導入推進者）

事業拡大にあたって、営業間の情報共有と新商品の商談獲得が課題だった

私たちは新潟県を中心に約35年、土木建設業向けソフトの販売・開発・サポートを行っています。

積算ソフト、施工管理ソフト、CADソフトのほか、電子納品の支援や建設現場の空撮、現場ホームページなども提供しており、取引先は約1800社にのぼります。それら既存の商品の売上は順調に成長しており、事業拡大を見込んでいます。

一方で、さらなる成長を実現するためには、新商品や自社開発システムの商談獲得を強化することが必要不可欠でした。

どこから着手すべきかを考えた結果、営業活動の効率化が重要だと判断し、まずは名刺情報の属人化を解消することにしました。

取引先との契約情報は会社で一元管理できていましたが、先方担当者の連絡先は個人管理にとどまり、「誰とやり取りしていたのか」がすぐに把握できない状況でした。連絡先を確認するために外出先から会社へわざわざ電話をかけたり、口頭で連絡先や過去のやり取りを引き継ぐなど、情報共有だけに多くの手間がかかっていました。

さらに、新商品の営業活動においても課題がありました。営業力を強化するために採用活動を行っていましたが、即座に営業人員を採用することは難しく、現行の体制で成果を出す必要がありました。

現状、営業担当が既存顧客に別の商品を提案するタイミングにあわせて新商品を紹介する形が中心となっていますが、提案できるタイミングも少ないためなかなか受注に結びつかず、営業活動には苦戦している状況でした。

名刺共有により、顧客引き継ぎと口頭での連絡先確認に費やしていた時間を大幅削減

名刺管理サービスは多くありますが、社内で個人版のEightを利用している人が一定おり、使い勝手が良いという評判を聞いたので、Eightのデータをそのまま引き継いで利用できるEight Teamを選定しました。

導入後は、営業担当が管理していた名刺をデータ化・一元管理することで、名刺情報を探す時間が大幅に削減されました。

特に便利だったのは、同一人物の名刺が複数枚ある場合、Eight Teamが自動で最新情報を表示してくれる点です。

というのも私たちがやり取りしている現場監督の方々は異動や転職が多く、所属先の情報が変わることが多いからです。常に最新の情報を管理できるという点で非常に助かっています。

営業においては、Eight Teamで名刺をデータ化しリスト化できることから、そのリストをそのまま活用できるメール配信サービスが最適だと考えました。

メール配信サービス「配配メール」も導入したのもEight Teamと提携していたからです。配配メールを選んだのもそれだけが理由ではありません。

操作画面が見やすく、メールの添削など導入後の活用促進のサポート体制がしっかりしている点において非常に魅力的だと感じたからです。

導入後はEight Teamで営業メンバーの保有する名刺をデータ化したことで6,000件前後のメール配信先を創出することに成功しました。多い時には1回のメール配信で5商談を獲得したこともあります。配配メールの機能により、メールの開封やクリック状況を把握できるため、名刺交換した方々の中で関心が高い方を見極めることが可能になり、関心度の高い相手に電話でアプローチする事が可能になりました。体制を変えることなく営業先の創出や営業効率の向上に役立つ以外にも、営業活動の質が向上したことは、導入後の大きな利点といえると思います。

一見負荷がかかる業務に思えますが、リスト作成から配信までは私と営業アシスタントの2名で行えているので、営業人員を増やすことなく、商談数を増やすことができました。

体制を変えることなく営業先の創出や営業効率の向上を実現できたうえに、営業活動の質も向上したことは、導入後の大きな利点といえると思います。