＜お話を伺った方＞
ウェルビーイング創造センターキャリア支援部門 准教授　山内 一祥 様

月に60社とのやり取りがあることも。企業対応の際に過去のやり取りを確認するのに時間がかかっていた

佐賀大学は1949年に設立された国立大学法人で、佐賀市に本部を構える総合大学です。中でもウェルビーイング創造センターキャリア支援部門（以下センターとする）は、学生のキャリア形成支援に取り組んでおり、キャリア教育や合同企業説明会の開催、学生への企業紹介などを日常的に行っています。

そうした中で、企業との接点も非常に多く、担当者1人あたりが1日3〜5社、月に最大60社程度とやり取りすることもあります。しかし、やり取りの履歴や名刺情報は各担当者が個別に管理しており、「いつ・誰が・どの企業と・どのようなやり取りをしたのか」がブラックボックス化している状況でした。

そのため、学生から「この企業について教えてほしい」と依頼があった場合や、企業から電話・訪問があった際に、過去のやり取りを確認するまでに時間がかかるという課題を抱えていました。

そこで学生や企業への対応をスムーズにするために、センター職員の企業とのつながりを可視化することができる名刺管理サービスの導入を検討しました。

名刺情報を活用し、企業からの相談件数が2倍に！Eight Teamで名刺情報を一元管理し、学生や企業への対応もスムーズに

いくつかある名刺管理サービスの中でもEight Teamを選んだ理由は個人版のEightの使い勝手が良く、複雑な初期設定不要で運用がスムーズにできると考えたためです。さらに、部署単位での利用が可能である点も大きな決め手でした。

導入後は、センター職員がそれぞれ管理していた名刺情報を共有し、誰がどの企業と接点を持っているのかを即座に把握できるようになりました。これにより、誰に聞けばいいか明確になり、情報確認に費やしていた時間を削減することができました。

また、年間800〜1000名の企業担当者との接点があることがデータとして可視化されたことで、この人脈を活用しない手はないと、次の一手として名刺情報を活用したメール配信を試みました。

具体的には、Eight Teamに登録されている名刺情報をCSV形式でダウンロードし、メール配信リストを作成します。企業を対象に取り組んでいる採用等に関する相談対応などの取り組みを企業にメールで案内したところ、相談件数が従来の約2倍にまで増加しました。

従来は担当者が個別に連絡していたため、リーチする件数にも限界があり、作業時間もかかっていましたが、Eight Teamの導入により、1人でリスト作成から配信まで効率的に実施可能になりました。

人材確保に課題を抱える企業も多い中で、積極的なアプローチに対する反応も良く、多くの相談をいただくことができ、企業との関係が一層強化されました。このように、属人化していた人脈情報を組織全体で活用する体制に変わったことで、日々の企業対応が成果に直結する実感が得られています。

センターが保有している名刺情報をさらに活用し、学生のキャリア形成支援を次のステージに進める！

Eight Teamの導入により、名刺情報の可視化、情報共有の効率化、企業との関係強化といった効果を実感しています。

今後は、さらなるデータ活用を進め、センターの施策に生かしていきたいと考えています。たとえば、保有している名刺データを業界・地域ごとに分類し、卒業生の就職先データと照らし合わせて分析するなどできそうです。接点のない業界や地域を可視化することで、新たな企業開拓やアプローチ戦略の立案に活用することを計画しています。

よりデータに基づいた施策を実施し、学生が最適なキャリア選択をできるようにサポートを充実させていきます。