60年の伝統ある中小企業がDXの一歩目として名刺管理サービスEight Teamを導入！6人の少数チームで最大成果を目指す

＜お話を伺った方＞
営業部部長梅田恭成様

これまでの歴史を変革。新規開拓に挑戦するため選んだEight Team

当社では、「Eight Team」を2021年11月末に導入し、利用を開始しました。

長らく当社は、官公庁を主要なお客様とした会社で、固定のお客様から約60年にわたって安定的に依頼をいただいていました。しかし、テクノロジーの進化を背景に、これまで通り既存のサービスだけでは売上の向上は難しいと感じるようになりました。

この時代の変化に対応していこうと、社内に新たな営業組織を立ち上げ、新規顧客の開拓に力を入れる方針を打ち出しました。

ただ組織には、営業担当が3名、マーケティング担当が1名、マネジメントが2名のたった6名しか在籍していません。限られた人数で効果を最大化するためにも、営業手法の工夫が不可欠でした。

その際に取り組んだのは、マーケティング強化です。必要なツールを導入し、少人数でも効率的に成果を上げられるようにしようと考えました。

初めに導入したのは、CRM（顧客管理ツール）とMA（マーケティングオートメーション）ツールです。ところが、2つのツールを使う際に必要となる顧客情報の入力には、多大な手間がかかっていました。特に、展示会で交換した名刺の情報の入力は、パート社員が手作業で行っていたため、チェック作業も含めて約3営業日も要している状況でした。

この効率の悪さを何とか改善できないかと考え、名刺管理サービスの導入を検討し始めました。

SansanとEight Teamの2つを比較検討し、立ち上がったばかりの組織でコストを抑えつつスタートできるEight Teamを使ってみることにしました。

「名刺のデータ化と管理」が事業の基盤。新しい機会につながることも

私たちの事業はお客様とのつながりが重要です。Eight Teamを導入して約2年が経ちますが、その価値をとても感じています。

以前はお客様の連絡先を手帳などに書き留めていたのですが、今は社員全員が出先でさえも一元的に顧客データにアクセスできるようになりました。これにより、訪問する前に、その人がどんな人物であるかをしっかりと把握できるようになったんです。

さらに、これまでの手作業が不要になっただけでなく、顧客との既存の関係性も瞬時に確認できるようになりました。

すでに当社と接点がある場合に、関係性を深める会話のきっかけにもでき、新しいビジネスチャンスを生む、または既存の関係を強化する大きな手助けとなっています。特に、私たちが関わっている知財の業界はとても狭いため、このような情報が非常に価値を持っていると感じます。

また、名刺交換をしたお客様との関係が一回限りのものでなくなったことにもメリットを感じています。名刺に記載された情報を用いてメールマガジンを送信する形で、持続的なコミュニケーションが図られるようになりました。

Eight Teamを通じて取得した名刺情報はCRMやMAツールと簡単に連携できるので、名刺交換時には反応が今一つだったお客様でも、後続のマーケティング活動がきっかけとなり、新たな商談が進展するケースが増えています。

このように、新たな営業機会につなげることにも、顧客情報の管理やメンテナンスにおいても、非常に役立っているので、事業の基盤になっていると感じます。

リスト作成時間が3営業日から1営業日に
業務効率化をより実感

さらに、業務の効率化にもつながっています。

Eight Teamではデータ化した顧客情報の一覧をCSVファイルで出力することができるので、メールマガジンの送付先リストの作成がずいぶん楽になりました。

以前は、リストの正確性を確認するだけでもかなりの手間と時間がかかっていました。しかし、Eightで管理している名刺情報の正確なデータ化精度と、リアルタイムで更新される仕組みのおかげで、それまで3営業日かかっていた作業が短縮され、たった1営業日で済むようになりました。

異動や昇進、事務所の移転、転職などで情報に変更があっても、Eightの情報が自動でアップデートされるおかげで、他の顧客へのアプローチにも余裕をもたらしています。今では、顧客の反応に応じて柔軟に対応できるようになっています。

Eight Teamでスモールスタートし、さらなる進化を

最近、対面での名刺交換が増える中で、Eight Teamの使い道もどんどん広がっています。

私たちが強化していくマーケティング戦略の基盤となるのは、名刺やその他の顧客データです。なので、今後もEight Teamでテストと実践を重ねながら、積極的に活用していけたらと考えています。

Eight Teamの少人数のチームや予算が限られている場合でも手軽に始められる点が、私たちにとっては非常に魅力的でした。そして、一度仕組みの構築やコツを掴んでしまえば、この経験は他の事業領域にも適用できるでしょう。

今後もEight Teamを社内での先駆けとして使いこなしていけたらと思っていますし、それが新しい事業展開の助けとなるのではないかと考えています。

※インタビュー内容は、2023年7月26日時点のもの