＜お話を伺った方＞
カスタマーサクセス担当 白根 悠紀 様

限られたリソースで展示会を成功に導く秘訣とは？時間と手間のかかる名刺管理業務を効率化

私たちは2019年に創業したスタートアップです。スマートウォッチを基点とした安全・健康管理サービスを展開しています。

新しい領域だからこそ、オンラインよりもオフラインマーケティング、特に展示会出展の施策に注力していて、来場者が数千～1万を超える大規模展示会に年4～6回ほど出展しています。現在、全リード（見込み顧客）のうち70%は展示会での名刺交換をきっかけに生まれています。展示会の出展にあたり、ブースに来場いただいた方を漏れなくリード化したかったので、展示会主催会社がオプションとして販売しているQRコード読み取りシステムの導入を検討しました。

しかし、展示会への出展頻度が多く、展示会ごとに都度そのシステムを利用するとなると料金が高額になってしまいます。また毎回異なる社内メンバーが関わるためシステムが展示会ごとに変わると現場が混乱するリスクがあると判断し、導入を見送りました。

そこで、継続して使用でき、費用も安価であるという理由でEight Teamを軸に展示会運用フローを構築しました。最初は、名刺のデータ化がスムーズに行えれば十分だと思っていました。実際にEight Teamを使ってみると、名刺の分類やアプローチリストの作成など、展示会で特に手間のかかる業務も1つのサービスで完結できることに驚きました。

今では、展示会運用はEight Team1つで効率よく進められています。

Eight Teamを活用した、展示会の運用フロー

私たちが展示会出展でどのようにEight Teamを活用しているのかをお伝えします。

展示会前日に名刺の優先度の基準を明確に定義します。定義に基づき、展示会担当者がEight Teamの共有タグ機能を活用して、優先度に応じた分類タグを作成し、ブース担当メンバーに共有。

展示会当日、各メンバーは交換した名刺をEight Teamで読み込み、事前に作成した共有タグを名刺に付与し優先度ごとに分類します。

展示会終了後もしくは翌日までに、共有タグごとに名刺データをCSV形式でダウンロードし、優先度に応じた営業アプローチリストを作成します。営業に引き継いだら、優先順位が高いものからアプローチします。

これにより、相手の興味や関心が高いタイミングを逃さずアプローチできるので、展示会リードからのアポ獲得率は10～20%*（平均の2倍）に保てており、商談や案件に繋げられています。

_{*展示会リードからのアポ獲得率は10%前後が平均。}

また新機能である「共有メモ」は展示会に出展する企業向けに開発された機能と聞いているので、是非とも活用していきたいです。

現状、展示会で交換した名刺のデータ化、優先度ごとの分類、アプローチリストの作成はEight Teamでスムーズにできています。しかし名刺交換をした方との会話内容は各メンバーが手入力しており、時間と手間がかかっていました。そこで共有メモを活用していきたいです。

共有メモは名刺に紐付けたメモをチェック項目と自由記述で簡単に記入でき、また共有メモを付与している名刺だけをCSVダウンロードできるので便利だと感じています。

_{*共有メモの項目や選択肢のフォーマットはカスタマイズが可能です。}

共有メモ機能によってリスト化した後の会話内容の手入力が省けます。これによって現場業務の負担を減らすことができる上に、詳細な情報もメモとしてスムーズに営業に共有できます。

今後は共有メモを活用して、さらに展示会から案件、受注を生み出していきたいです。

獲得した名刺に定期的にアプローチし、中長期的に案件や受注を生み出す

展示会出展での活用もメインですが、展示会で獲得した名刺と営業が日々獲得した名刺からメールリストを作成し、中長期でのアプローチにも活用しています。

特に展示会に来場されるお客さまは必ずしも「今すぐ購入したい」というわけではありません。何かしらのシステムは検討しているものの、情報収集や比較検討したいなど、中長期で検討されるお客さまが大半です。そのようなお客さまが多い一方でリソースや効率の観点から営業が常にその会社に付きっきりでアプローチやフォローはできません。

せっかくつながりを持てたのに、何もしないのはもったいないと考え、当社では定期的にメールの配信を行っています。 Eight Teamでの運用がしっかりと整っているおかげで、名刺情報のダウンロードをするだけでメール配信リストを作成できます。リスト作成が時間をかけず簡単にできるので、メール配信全体にかかる時間を短縮できています。

この定期的なメール配信の結果、案件や受注が生まれています。展示会で名刺交換した情報収集の段階のお客様もこのようにアプローチし続けることで関心が高まっているのを感じます。

今後の事業成長を加速させるためにEight Teamをさらに活用していきたい

今後、新しいサービスの営業活動にも注力していく上で、これまでに築いてきた人脈を有効活用し、より効率的な営業活動を実現したいと考えています。

Eight Teamを活用すると、地域や役職ごとなど細かい条件で名刺データを抽出できるので、展示会で地方に行く際や訪問営業の際に、その地域のつながりがある会社リストを作成し、計画的に企業訪問を行い、より密度の高い営業活動を展開していく予定です。

新たな市場に挑戦しているので、新規開拓は容易ではありません。しかし、展示会を中心に日々さまざまなことに挑戦しています。展示会での業務効率化はもちろん、新サービスの営業にもEight Teamで管理している既存の人脈を基にしたリスト作成機能を活かし、事業を拡大させていきたいです。