kintoneにEight Teamの最新情報を反映！1枚の名刺も無駄にしない、一元的な管理と活用を実現

＜お話を伺った方＞
代表取締役社長新松正博様

3サービス（名刺管理・顧客管理・メール配信）の手動連携に限界が…

当社は以前から、取引先のお客様情報の一元管理をkintoneで行っていました。その中で、kintoneのプラットフォームに名刺情報も統合したいという要望が社内であがったため、名刺管理サービスのEight Teamの導入を決定しました。

Eight Teamはとても使いやすく、またメンバー間での顧客情報の共有もスムーズに行えるようになり、日々の業務に非常に役立っています。kintoneへ情報をCSV形式でインポートすることもでき、当初の要望を実現できました。

そんな中、コロナ禍になり営業の新たな手法としてメルマガ配信にチャレンジしようとした際、課題が出てきたのです。

名刺管理サービスのEight Team、顧客管理のkintone、メール配信サービスと3つのサービスを導入しているため、データの連携に非常に苦労しました。まずEight Teamからの名刺情報のエクスポートし、情報をkintoneへのインポート、さらにメール配信サービスへの再インポートと、3つのサービスを手動で連携させなければならなかったのです。

特に、メールアドレスの配信エラーや退職者情報のメンテナンスは、この手動での連携の煩わしさが際立ってしまい、結果として、メルマガ配信の運用は中断せざるを得なくなってしまいました。
3つのサービス間の手動での連携には、限界があると痛感しました。

Eight Teamが提供するkintone連携機能を利用し、配信までのスピードが格段にアップ

メルマガ配信を一時中断していた矢先、Eight Teamの新たなオプションとしてkintone連携機能のリリースの情報が届きました。

この連携機能を使えば、わざわざEight TeamからkintoneへCSV形式でインポートする必要なく、ボタン一つで名刺情報の同期が行えるようになります。特に、課題に感じていた配信エラーのアドレスの排除や情報更新の手間が大幅に減少するだろうと思いました。

また、同時期に、kintoneの拡張機能としてメール共有システム「Mailwise（メールワイズ）」の存在も知り、名刺管理（Eight Team）→顧客管理（kintone）→メール配信（メールワイズ）の3サービスの全てが機能連携できる仕組みが作れると確信し、すぐにEight Teamのkintone連携機能を導入することを決意しました。

最初は「とりあえず試してみよう」といった軽い気持ちでしたが、同期までの連携の設定は驚くほど簡単で、1分足らずで完了し、驚きました。

名刺情報の同期もボタン1つで実施でき簡単で、名刺交換からメルマガ配信リストへの登録までの工程が劇的に速くなり、断念してしまったメルマガの運用に再開につながりました。

kintone上で名刺情報をあらゆる業務へ活用できるように

Eight Teamの名刺情報は今やメール配信の貴重なリソースとなっています。この意識の変化は、営業担当者たちが名刺を交換した直後にEight Teamに情報を取り込む姿からも明らかです。これまでは名刺の登録状況を逐一確認しながら、その重要さを呼びかけていましたが、それも必要なくなっていくのではないかと期待しています。

kintone連携をしたことによって、コロナ禍で訪問営業の頻度が減少しても、メール配信の活用により、わずか数時間で数千人の顧客へのアプローチが可能となりました。

さらに、名刺に関連する様々な情報（退職状況や配信エラーなど）がkintone上で一元管理できるようになったので、会社ごとの情報を集約でき、Eight Teamで登録されている名刺の数や、メルマガの配信先として登録されている人の数・受注物件の一覧などがまとめて見られるようになりました。自社で使いやすいように、備考欄に設計種類や受注状況などを書き込んだりもしています。

結果として、顧客管理の質を上げることに大きくつながったのではないかと感じています。

そしてEight Teamのkintone連携機能のメリットは、営業部門だけでなく、社内全体に及んでいます。例えば、総務部門はEight Teamを直接使用していなくても、kintone上で簡単に情報を確認できるようになったことで、請求書作成の際の住所確認などの業務が大幅にスムーズになりました。