変化の激しい社会の中で、より多くの皆様のお役に立てる企業を目指す

■お話を伺った方

代表取締役社長 北形信也様（写真右）
設備事業部　課長　三島剛様（写真中央）
設備事業部　営業部　課長　市川幸治様（写真左）

北形　電気設備事業部、FAシステム事業部、ソリューション事業部の3事業部からなる当社では、地元群馬県の大手企業様を中心に、多種多様なニーズにお応えするための豊富なサービスときめ細やかなサポート体制を敷いています。今年は設立70周年という節目の年になりますが、会社設立以来蓄積してきた技術を活かし、変化の激しい社会の中でより多くの皆様のお役に立てる企業となれるようこれからも努力を惜しまず、新しい分野にも積極的にチャレンジして、豊かな社会づくりに寄与していきたいと考えています。

名刺情報を検索・整理・伝達する時間が膨大で、業務を圧迫していた

■「Eight 企業向けプレミアム」に目を向けた理由

三島　電気設備工事の中で私は、現場代理人として、案件の施工管理に取り組んでおります。プロジェクトにもよりますが、 多い現場では設計者から資材関係者そして職人を含め多数の関係者情報を同時に管理するケースがあります。同時に複数の現場を持つこともありますので、着実に工事を進めていくためには、どのプロジェクトに誰が携わっているかを細かく把握しておかなければなりません。しかし、全ての人物情報を記憶できるわけではありませんので、必要な場合にはプロジェクトごとに整理している名刺ファイルを持ち出すこともあります。あまりに量が多くて持ち出せない場合は、オフィスに保管している名刺ファイルをバックオフィスの社員に依頼して探してもらい、必要な情報を伝えてもらう事が度々ありました。

工事期間が決まっている中で必要な情報を整理・伝達するまでの時間が膨大にかかると、予定している工事作業が時間内に終わらないという問題が発生します。現場代理人は私だけでなく、社内にも多くいるため、同様の問題が社内で起こっていました。こうなると、工事期間を遵守するため、残業時間を増やしてリカバリーするしか方法がありません。しかし、人間ですので働く時間が増えるとミスも起こりやすくなります。そもそも残業代が余分にかかるとプロジェクトの利益を圧迫することにもつながるので、この状況を何とか打破できないかと課題感を持っていました。

個人向けEightと同じ機能が使えて、企業内で名刺データが共有できる。導入しない理由が見つからなかった

■「Eight 企業向けプレミアム」導入の経緯

北形　必要な名刺情報を得るまでに膨大な時間がかかることで、工事作業が時間内に終わらず、余分な残業が発生している事実はもちろん把握していました。そこで、まずは名刺管理方法を属人的なものではなく共通化しようと考え、ベストな方法を模索していました。立場上、社員の誰よりも名刺交換を行う機会が多く、所有する名刺の数も膨大でした。とてもファイリングなどできる状態ではありませんでしたので、名刺をスマホで撮影するだけでデータ化できる個人向けのEightを利用していました。Eightを利用している際、法人向けの名刺共有機能を備えた「企業向けプレミアム」があることを知りました。そこで、普段から業務のデジタル化について課題感を抱えていた三島に、社内展開できないか調べてほしいと打診をしたのが導入のきっかけです。

三島　代表からこの話を聞いたときに「これは全員でやるチャンスだ」と感じ、快諾しました。実は、私も個人向けEightを利用しておりまして、これが個人ではなく社内で共有できたら検索・整理・伝達の時間がなくなって、どれだけ業務効率化が図れるだろうと考えていました。もちろん、社内にはEightを使っている社員もいれば、名刺をファイリングしている社員もいましたので、全社で共通のツールを導入することに抵抗を感じる社員が数名出てくるかもしれないとは考えました。一方で、このツールを導入すれば名刺情報の検索・整理・伝達にかかる全ての無駄な業務が削減でき、全社員が時間のロスなく成果に直結する業務に集中できることは、当社にとって有益以外の何物でもないと考え、迷うことなく全社導入に踏み切りました。

成果に直結しない無駄な時間が徹底削減され、顧客とのコミュニケーションが活性化。「名刺情報はEightで共有する」という文化が、全社員に根付いた

■「Eight 企業向けプレミアム」導入で得られた効果

三島　瞬時に必要な名刺情報にアクセスできるようになった点が大きな効果だと感じています。それまでは、名刺情報を知りたい時はまず会社に電話をして、電話を受けた社員に代理でデスクから名刺ファイルを出してもらい、そこから該当する名刺を探してもらって、必要な情報を伝えてもらう時間が必要でした。　

この手間が一切必要なくなったことで、ひとつのプロジェクトで管理する必要がある各職人の情報を正しくスピーディーに把握できるようになりました。加えて代理で対応していた社員の時間ロスまでなくすことができました。その結果、プロジェクトに携わる現場代理人、バックオフィス部門含めてトータルで無駄な時間を削減することができ、残業時間の削減につなげられたことは嬉しい成果でした。また、単に時間の削減につながっただけではなく、プロジェクト利益の確保に加えて、バックオフィス部門を含めた会社全体の健康経営にも繋がっています。

北形　代表の立場では、会合で会う関係者の中で会ったことがない方とも円滑なコミュニケーションができるようになったことが良かったです。普段は顧客の中でも上層部と会う機会が多いため、ひとつのプロジェクトにどの会社が携わっているのかは把握できていても、現場に携わる方の情報までは覚えきれません。しかし、Eight 企業向けプレミアムにアクセスすることで会合に出席する方の情報をあらかじめ調べておくことができます。

当社のどの社員が接点をもったことがあるのか、いつから接点を持っているのかなどを把握しておくと、名刺交換の時に「弊社の誰々がお世話になっております」という流れから会話をスタートさせることができます。そうすると相手からも「この会社の代表は現場をよく知っているな」という印象を持ってもらいやすくなり、会話が長続きして活性化していきます。
我々の業界では、ふとした会話の中で「実はこのようなプロジェクトがあるのですが、引き受けていただくことはできますか？」という相談をよく受けます。このような相談の機会がEight 企業向けプレミアムの導入によってさらに増え、そこから新しい仕事に繋がっていく機会も増えました。

市川　これまでは自分が接点を持っていない顧客にアプローチをしたい場合は、社員全員に声を掛けて、その方を知っているかどうか聞いて回る必要がありました。しかし、今では社員の誰もが新しい方と接点を持った時点ですぐに企業向けプレミアムに名刺情報を登録します。社員に直接コンタクトを取らなくても、企業向けプレミアムを閲覧しにいけば情報がわかるという安心感が生まれました。当初は導入に対して抵抗感を持っていたメンバーも、利用を続けていく中でこの便利さと安心感が身にしみてわかったようです。

今ではまず、企業向けプレミアムに登録されている情報を閲覧して、誰かに聞く必要がある情報のみ直接コンタクトを取って確認するという業務の流れが当たり前になりました。このように「名刺情報はEightで共有する」という文化が根付いたことで、名刺管理以外の業務でも無駄な時間を削減していこうという意識が浸透したことも、企業向けプレミアム導入がもたらした成果だと考えています。

無駄な業務時間は1分1秒も必要ない。これからも「Eight 企業向けプレミアム」を筆頭に業務のデジタル化を推進していく

■今後の目標

北形　工事期間が決まっている中で、何らかの無駄な業務が発生してしまうと、その分のしわ寄せが必ずどこかで来てしまいます。そうなると、どこかで時間をつくって余分な残業をしなければなりません。
ですが、これでは昨今の働き方改革とは反対の方向にいってしまいますし、そもそも従業員数の少ない中小企業にとって、残業時間増による現場の疲弊は何一つとして良い結果をもたらしません。

私たちに無駄な業務時間は1分1秒も必要ありません。その意味で、これからも企業向けプレミアムを筆頭に業務のデジタル化を推進し続けたいと考えています。リソースの限られた中小企業だからこそ、この部分に投資をすることが地域で勝ち続ける企業に変革していくと強く感じていますので、同じような課題感を持っている中小企業の経営者にも、Eight企業向けプレミアムを強くおすすめしたいですね。

※インタビュー内容は、2020年1月28日時点のもの